四、物资采购控制程序

1    目的和范围

1.1 目的

通过对物资采购关键环节有效控制，保证采购的物资符合规定的要求，从而保证总承包工程的质量。

1.2 范围

本程序适用于MGDI工程总承包项目所需成套设备、材料、元器件、零部件及其他物资的采购过程控制。

2    引用和/或相关文件

《供方管理控制程序》

3    职责

3.1 本程序的主要责任部门是计划经营部（具体为项目采购经理），其职责是：

a)   编制采购计划；

b)   确认合格的供应商；

c)   组织对采购的物资进行验证、保管直至交付施工。

3.2 本程序的协同责任是工程项目部其他成员，其职责是：

设计经理组织专业设计研究部门编制采购设备清单，质量经理协助监督、检查产品质量，安全工程师负责到货设备、材料的安全防护。

4    过程和方法

4.1 采购流程

a)   采购部门评价供方能力，选择合格供方；

b)   设计经理组织编制采购清单，采购经理编制采购计划。

c)   采购经理组织采购合同的签订，并组织实施；

d)   院财务部、项目质量工程师协助采购经理对采购产品进行到货验证，采购工程师进行入库管理。

4.2 采购文件

4.2.1     设计经理负责提出材料清单、设备清单和工程量清单，采购经理提出请购计划，内容包括品种、规格、技术要求、数量、型号以及交付进度和交付方式等。

上述计划经项目经理批准后进入采购合同/协议的签订过程。

4.2.2     对工程质量有重大影响的关键设备或贵重物资，采购文件还应有下列内容：

a)   对供方加工过程和设备的要求或产品验证要求；

b)   根据供方质量体系的有关程序，确定其他适宜的要求。

4.2.3     必要时项目经理可组织相关专业经理和专业工程师对采购文件进行评审并审批。采购合同需经分管院领导和院长审批后方可实施。

4.3 采购控制过程

a)   对采购文件的控制：应按规定进行审批，必要时组织评审，以确保采购文件的适宜性，有效性；

b)   对供方的控制：对供方应进行能力评价、选择，以确保供方提供的产品符合公司和相关方的要求。采购产品首先应从《合格供方名单》中选定。对非合格供方的采购，应获得有关资料，或经评审合格后，方可从其处采购。

c)   设备的中间监制方法在采购合同/协议中应明确表述；

d)   采购的产品必须由采购经理组织验证，以保证采购产品符合规定的要求。

4.4 采购验证

4.4.1     采购经理组织财务部、质量工程师、采购工程师等项目部有关人员对采购物资进行到货验证，内容包括：

a)   所购物资的品种、数量、等级、规格、型号等，是否符合采购文件的要求；

a)   所购物资及外包装是否完好无损；

b)   供方的发票、说明书、质保书、合格证是否齐全等。

4.4.2     经检验/验收合格的采购物资，方可由采购工程师办理入库手续、外发或向施工经理办理交接。

4.4.3     顾客需要在供方处对采购产品进行验证时，应在采购合同中作出规定。在供方处对采购产品进行验证后，符合要求的，由供方按合同规定进行交付。

4.4.4     采购物资的检验应填写相应的检验记录（附录A、附录B）。

4.4.5     所有到库、在库和出库物资必须有清晰的标志，标明物资的使用和采购信息。

4.5 物资库内管理

4.5.1     所有进、出库的物资必须登记台帐，并填写进、出库单据（附录C —附录J）

4.5.2     采购工程师负责做好库内物资的防护及保管工作，确保库内物资的安全。

5    文件或记录

本程序产生以下记录：

a)   设备检验记录表（附录A）

a)   材料检验记录表（附录B）

b)   设备入库台帐（附录C）

c)   材料入库台帐（附录D）

d)   设备入库单（附录E）

e)   设备出库单（附录F）

f)    材料入库台帐（附录G）

g)   材料出库台帐（附录H）

h)   材料入库单（附录I）

i)    材料出库单（附录J）

   除设备和材料台帐随时更新外，其余记录保存至工程投产后三年。